Lausuntomme: Yleisen tietosuoja-asetuksen toimivuudesta ja sen soveltamiseen liittyvistä kokemuksista

Museo- ja kulttuuriperintöalan ammattiliitto MAL ry edustaa alalla työskenteleviä, alalle kouluttautuneita sekä alaa opiskelevia, tulevia ammattilaisia. 

(Museolaki 2 §):

• Museotoiminnan tarkoituksena on kulttuuri- ja luonnonperinnön sekä taiteen tallentaminen ja säilyttäminen,
• aineistoja ja muita sisältöjä koskevan tutkimuksen edistäminen ja hyödyntäminen,
• aineistojen ja tiedon saatavuuden, saavutettavuuden ja käytön edistäminen,
• kulttuuri- ja luonnonperinnön sekä taiteen esittäminen ja elämysten tarjoaminen sekä
• yleisötyö, vuorovaikutus sekä opetuksen ja kasvatuksen edistäminen.

Mitkä ovat olleet yleisen tietosuoja-asetuksen soveltamiseen liittyvät merkittävimmät hyödyt ja haasteet?

Alan ammattilaiset pitävät yhtenä merkittävänä tietosuoja-asetuksen hyötynä sitä, että tietosuoja-asiat huomioidaan asetuksen myötä entistä tarkemmin. Nyt kiinnitetään enemmän huomiota siihen, missä kaikkialla tietoa on ja kuka pääsee tietoa näkemään tai käsittelemään.

Merkittävin hyöty on, että lainsäädäntö ohjaa museokentänkin tarkastelemaan olemassa olevia käytäntöjä ja niiden tarkoituksenmukaisuutta myös tietosuojanäkökulmasta.

Nyt kiinnitetään enemmän huomiota siihen, missä kaikkialla tietoa on ja kuka pääsee tietoa näkemään tai käsittelemään.

Muistiorganisaatioiden digitaalisten palveluiden kautta myös kansalaiset pääsevät esteettömästi tutustumaan oman maansa historiaan. Esimerkiksi erilaisten henkilökuvien säilyttäminen ja tarjoaminen käyttöön asiakkaille verkkopalveluissa ja museoissa koetaan yleisesti tärkeäksi. Museotoimessa tietojen ikä on usein sellainen peruste, että rekisteröityjen suostumusta on vaikea hankkia - erityisesti kuva-arkistojen kohdalla. Kuva-arkistoissa on miljoonia kuvia ja niissä lukematon määrä kuvia ihmisistä, joiden tietoja eikä siten myöskään suostumusta ole saatavilla. Kuitenkin kuvien julkaiseminen verkkopalveluissa mahdollistaa tietoyhteiskuntatavoitteiden mukaisen historiallisen ja tieteellisen tutkimuksen.

Yksi tietosuoja-asetuksessa esitellyistä tietosuojaperiaatteista on tietojen minimointi. Tämä istuu huonosti museokontekstiin, jossa pyritään tallettamaan hyvin monipuolisesti museoitavaa ilmiötä ja huomioimaan myös mahdolliset tulevaisuuden tutkimustarpeet.

Alalla joudutaan pohtimaan mitä tietoa ja kuinka laajasti sitä voidaan antaa yleisölle ja mikä tieto tarvitaan tutkijan tarpeisiin. Lahjoituksia koskevissa sopimuksia joudutaan huomioimaan, onko aineiston lahjoittajana esimerkiksi elävä henkilö vai perikunta ja kuka jatkossa päättää harkinnanvaraisten tietojen luovutuksesta esim. tutkimusta varten tai muuhun käyttöön. Voiko päätöksen tehdä aineistosta vastaava tutkija, amanuenssi vai museonjohtaja?

Haasteena nähdään riittävä tiedonsaanti tietosuoja-asetuksesta ja sen soveltamisesta. Koulutuksia järjestetään, mutta silti soveltaminen koetaan joiltain osin haastavaksi. Aiheesta tarvitaan yhä lisäkoulutusta tietosuojan alaisten asioiden kanssa työskenteleville.

Onko tietosuojalaki koettu yleisesti toimivaksi? Minkälaisia haasteita sen soveltamisessa on ilmennyt?

Museosektorilla pohditaan yhä huolellisemmin mitä tietoa tallennetaan. Tiedon minimointi ei kuitenkaan ole Kirjastot, arkistot ja museot (KAM) -sektorille tarkoituksenmukaista.

Tiedon minimointi ei kuitenkaan ole Kirjastot, arkistot ja museot (KAM) -sektorille tarkoituksenmukaista.

Haaste on, että kotimaisessakaan lainsäädännössä ei ole kovin täsmällisesti huomioitu eri kulttuuriperintöorganisaatioiden erityisasemia henkilötietojen käsittelijöinä. KAM-sektorin yhteistyössä laatimaa ”Tietosuoja KAM-sektorilla” -julkaisua ei koeta riittävän konkreettiseksi. Tarvittaisiin nimenomaan suomalaiselle museosektorille suunnatut, sitovat ja konkreettiset ohjeet. Ehkä jopa museolakiin kirjattuna?

Toimintatapojen tarkastaminen ja mahdollinen uudistaminen vaatii resursseja museosektorille; haasteena on koettu myös ajallisen henkilöresurssin lisätarve.

Luetteloinnissa joudutaan pohtimaan tietosuoja-asetukseen nojaten mitä kaikkea tietoa esineen/objektin lahjoittaja haluaa antaa itsestään tutkijakäyttöön ja mitä yleisölle, eli miten tieto näkyy eri toimijoille.  Tietosuoja-asetusta joudutaan sektorilla soveltamaan eri konteksteihin; asiakkaille ja tutkijoille voidaan tarvita erilliset järjestelmät, jotta tallennus ja rekisteröinti esimerkiksi kuvavälityksessä ja luetteloinnissa vastaavat tietosuoja-asetusta.

Tuntuma on, että asetus on tuonut alalle enemmän haasteita kuin hyötyä. Tarvitaan yhä lisää käytännön kokemuksia ja soveltamisosaamista; alalla jaettuja esimerkkejä siitä mitä on tullut vastaan ja miten on selvitty. Etenkin pienet museot hyötyvät jaetuista kokemuksista. Myös lakiosaamista kaivattaisiin lisää.

Huomiota kiinnitetään lisäksi alan opiskelijoihin, joiden toivotaan jo opinnoissa pääsevän perehtymään yleisiin tietosuojakäytäntöihin eikä vasta työpaikalla.

Tietosuojalain sitovuus ja sen museosektorilta edellyttämät konkreettiset toimet koetaan vielä hieman epäselvinä.

Kommentit yleisen tietosuoja-asetuksen VII lukuun – Yhteistyö ja yhdenmukaisuus

Kuinka varmistetaan käytänteiden yhdenmukaisuus EU:n ja kolmansien maiden toimijoiden kanssa?

* * * *

Kiitos kaikille lausunnon työstämiseen osallistuneille!